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Règles de calcul des effectifs d'une entreprise
Le calcul de l’effectif d'une entreprise permet à l’employeur de connaître précisément ses obligations. Les règles de décompte varient en fonction des obligations (contributions sociales, obligation d’emploi, mise en place du CSE, etc.). Certains salariés sont exclus du calcul ou font l’objet d’une prise en compte particulière. Nous vous présentons les règles.
Le nombre de salariés d'une entreprise a un impact sur les cotisations sociales, les déclarations à effectuer et certaines obligations de l’employeur envers ses salariés.
L'effectif est calculé selon des règles propres à chaque obligation ou dispositif concerné.
Les règles de décompte peuvent en effet relever :
- Soit de la sécurité sociale :L’effectif « sécurité sociale » sert à :Définir la périodicité des déclarations et des versements à l’Urssaf : déclarations sociales le 5 ou le 15 du mois, versement mensuel ou trimestriel des cotisations socialesDéterminer l’application de certaines contributions ou exonérations : tarification AT/MP, contribution au Fnal, versement mobilité, modalités de calcul de la réduction générale des cotisations, etc.Déclencher certaines obligations sociales envers les salariés (même si celles-ci sont prévues par d’autres textes que le Code de la sécurité sociale) : obligation d'emploi des travailleurs handicapés, aménagement d’un local de restauration, etc.L’effectif est calculé au niveau de l’entreprise (les salariés de tous les établissements sont pris en compte).
L'Urssaf calcule les effectifs de l'entreprise d'après les données fournies par l'employeur sur sa déclaration sociale nominative (DSN). Ces données sont consultables sur le compte Urssaf (espace en ligne) de chaque entreprise.
- Soit du droit du travail, pour déterminer certaines autres obligations de l’employeur : mise en place et modalités de fonctionnement du CSE, mise en place d’un règlement intérieur, etc.
Un simulateur permet aux entreprises d’identifier leurs obligations sociales :
Cet outil en ligne liste :
- Les obligations à remplir selon l’effectif de l’entreprise
- Les obligations nouvelles auxquelles l’entreprise pourrait être soumise en cas d’embauche de nouveaux salariés.
Pour calculer l'effectif d'une entreprise, il faut prendre en compte les catégories de salariés suivantes :
| Catégories | Modalités de décompte |
| Salariés en CDI à temps plein (présents ou absents pour maladie ou congé) | Les salariés suivants sont comptés pour une unité chacun :Salariés dont le contrat couvre l'ensemble du moisSalariés en forfait jours d’une durée égale à 218 jours (ou à la durée équivalente à un temps plein fixée par accord collectif)Salariés dont le contrat de travail est suspendu (pour congé de maternité, d'adoption ou congé parental d'éducation par exemple) |
| Salariés à temps partiel (présents ou absents pour maladie ou congé) | Chaque salarié (en CDI ou en CDD) est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail) |
| Salariés en CDD | Les salariés en CDD sont pris en compte dans l'effectif de l'entrepriseÀ noter : pour l’effectif « droit du travail », les salariés en CDD sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédentsLes salariés en CDD à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travailLes salariés en CDD qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif |
| Salariés en CDI intermittent | Les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent sont pris en compte dans l'effectifÀ noter : pour l’effectif « droit du travail », les salariés en CDI intermittent sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédentsSeules les phases d'activité sont prises en compteLes salariés sont comptabilisés au prorata de leur activité réalisée au cours du mois |
| Salariés titulaires d'un contrat de travail temporaire (intérimaires) | Concernant l’effectif « code du travail » :Les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédentsLes salariés temporaires qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectifCes salariés sont exclus du décompte des effectifs « sécurité sociale » dans l’entreprise d’accueil (ils sont comptabilisés dans l’effectif de l’entreprise de travail temporaire)À noter : les salariés venant d'une ETT sont également comptés dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire en ce qui concerne les règles relatives à la tarification AT/MP |
| Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure | Concernant l’effectif « code du travail » :Les salariés mis à disposition sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise à condition qu’ils soient présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis depuis au moins 1 anLes salariés mis à disposition sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédentsLes salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectifCes salariés sont exclus du décompte des effectifs « sécurité sociale » dans l’entreprise d’accueil (ils sont comptabilisés dans l’effectif de leur entreprise d’origine).À noter : les salariés issus d'un groupement d'employeurs sont comptés dans l'effectif du groupement d'origine en ce qui concerne les règles relatives à la tarification AT/MP (comme les salariés permanents de ces groupements). |
| Travailleurs à domicile | Les travailleurs à domicile employés à temps plein sont comptés pour une unité chacun |
Les salariés VRP multicarte sont pris en compte dans les effectifs de l'entreprise.
Pour les effectifs « sécurité sociale », leur décompte est réalisé au prorata de leur rémunération rapportée à la valeur mensuelle du Smic.
Un VRP multicartes est employé par une entreprise sur l’ensemble du troisième trimestre 2026 (juillet-août-septembre).
Fin septembre 2026, il perçoit 4 560 € pour l’ensemble de la période (rémunération versée trimestriellement).
Sur chacun des mois du trimestre, il est comptabilisé pour 4 560 € / (3x1 867,02 €) soit pour 0,81.
(1 867,02 € correspond à la valeur mensuelle du Smic applicable sur cette période)
Pour en savoir plus sur le calcul des effectifs, consultez :
- La page du ministère du Travail pour l’effectif « droit du travail »
- Les pages de l’Urssaf et du Bulletin officiel de la Sécurité sociale, pour l’ effectif « sécurité sociale » .
Certaines personnes ne sont pas comptabilisées dans l'effectif (global, annuel ou mensuel).
Ainsi, les catégories suivantes ne sont pas prises en compte :
- Salarié en CDD et travailleur temporaire lorsqu'ils sont embauchés pour remplacer un salarié absent
- Salarié en alternance : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation. Cependant ces salariés sont comptabilisés pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles.
- Salarié en contrat initiative-emploi (CUI-CIE) ou contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE). Cependant ces salariés sont comptabilisés pour apprécier le seuil de mise en place des instances représentatives du personnel et pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles.
- Salarié français expatrié, dès lors que son affiliation au régime français de sécurité sociale n’est pas maintenue
- Volontaires en service civique
Ne sont pas non plus comptabilisées dans les effectifs les personnes qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail : stagiaires, mandataires sociaux, vendeurs à domicile indépendant (VDI).
Pour en savoir plus sur le calcul des effectifs, consultez :
- La page du ministère du Travail pour l’effectif « droit du travail »
- Les pages de l’Urssaf et du Bulletin officiel de la Sécurité sociale, pour l’ effectif « sécurité sociale » .
Les effectifs au sens « sécurité sociale » reposent sur plusieurs notions : ETP, effectif global, effectif moyen mensuel, effectif moyen annuel.
Équivalent temps plein (ETP)
Un ETP est une unité de mesure proportionnelle au nombre d'heures travaillées sur une année par un salarié par rapport à une période de travail à temps plein.
L'ETP sert à calculer l'effectif moyen mensuel.
Sauf cas particuliers, tous les salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise sont pris en compte, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).
1 salarié à mi-temps sur 12 mois = 0,5 ETP pour l'année
2 salariés à mi-temps sur 12 mois = 1 ETP (0,5 ETP x 2) pour l'année
1 salarié à temps plein sur 6 mois = 0,5 ETP pour l'année
Durée mensuelle légale de travail
L'équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heures par mois.
La durée mensuelle légale de travail (égale à 151,67 heures) est une moyenne rapportée à l'année. Elle diffère donc de la durée de 35 heures hebdomadaires multipliée par 4 semaines.
Elle est calculée de la façon suivante : 35 heures hebdomadaires x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, soit 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois.
L'effectif global sert à déterminer les cotisations dues par l'entreprise et la périodicité de ces cotisations.
L'effectif salarié annuel est déterminé au 1er janvier. Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au cours des mois civils de l'année passée. Le calcul s'effectue sur les effectifs de tous les établissements de l'entreprise confondus.
Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).
L'effectif moyen annuel (EMA) et l'effectif moyen mensuel (EMM) servent à déterminer le type de cotisations que l'entreprise doit ou non payer et les obligations sociales auxquelles elle est soumise.
Ils sont calculés en nombre d'ETP (équivalent temps plein).
Il s'agit d'une moyenne rapportée à l'année et au mois.
Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.
Ces effectifs sont calculés par l'Urssaf d'après les données remplies par l'employeur dans la déclaration sociale nominative (DSN).
Les effectifs moyens mensuels et annuels sont mis à disposition des déclarants sur leur compte Urssaf en ligne.
Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.
Effectif moyen mensuel : exemple
Prenons les effectifs suivants en ETP pour une entreprise pour 1 mois donné :
| Nombre de salariés à retenir dans le calcul= nombre d'ETP | |
| 10 CDI à temps complet | 10 ETP |
| 2 CDI à temps partiel ayant travaillé chacun 65 heures : 65 h x 2 /151,67 h = 0,86 | 0,86 ETP |
| 1 CDD à temps complet pour augmentation d'activité présent au cours des 12 derniers mois | 1 ETP |
| 1 CDD de 6 mois à 100 heures par mois6 mois/12 mois x (100 heures / 151,67 heures) = 0,32 ETP | 0,32 ETP |
| 1 apprenti | 0 ETP |
| Effectif du mois | 12,18 ETP |
Ce calcul doit être fait pour chaque mois de l'année.
Effectif moyen annuel : exemple
| Janvier | Février | Mars | Avril | Mai | Juin | Juillet | Août | Sept. | Oct. | Nov. | Déc. | Total |
| 14,86 | 11 | 9 | 10 | 8 | 8 | 7 | 7 | 10 | 11 | 13 | 10 | 118,86 |
Dans cet exemple, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86 ETP divisé par 12 mois, soit 9,90 ETP.
Le chiffre est arrondi au centième inférieur, soit 2 chiffres après la virgule.
Il faut compter uniquement le nombre de mois où l'entreprise a embauché et accueilli réellement des salariés.
Si, sur une année donnée, un employeur emploie 3 salariés au cours des mois de janvier à mars, puis aucun salarié au cours des mois d’avril et de mai, puis 4 salariés de juin à décembre (tous à temps plein) : l’effectif à prendre en compte pour l’année est égal à (3+3+3+4+4+4+4+4+4+4) / 10, soit 3,70.
Pour une entreprise créée en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la date de création de l'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois.
Entreprise dont l’activité est saisonnière : exemple
Prenons une entreprise qui a eu une activité saisonnière sur 6 mois dans l'année passée, du 1er mai au 31 octobre.
Elle comprenait 11 ETP en mai et en octobre, 15 ETP en juin et 23 en juillet, en août et en septembre.
L'effectif moyen annuel est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 106/6, soit 17,66 ETP.
Le chiffre est arrondi au centième le plus proche (soit 2 chiffres après la virgule).
| Janvier | Février | Mars | Avril | Mai | Juin | Juillet | Août | Sept. | Oct. | Nov. | Déc. | Total |
| 0 | 0 | 0 | 0 | 11 | 15 | 23 | 23 | 23 | 11 | 0 | 0 | 106 |
Services en ligne
Textes de référence
- Code du travail : articles L1111-1 à L1111-3 — Salariés et types de contrats retenus ou non pour le calcul de l'effectif
- Code du travail : articles L5134-65 à L5134-73 — Salariés en contrat initiative-emploi (CUI-CIE) non pris en compte dans les effectifs d'une entreprise
- Code de la sécurité sociale : article L130-1 — Décompte et déclaration des effectifs
- Code de la sécurité sociale : articles R130-1 à R130-2 — Détails du décompte par catégories de salariés
- Décret n° 2008-1354 du 18 décembre 2008 relatif aux critères permettant de déterminer la catégorie d'appartenance d'une entreprise pour les besoins de l'analyse statistique et économique — Catégories des entreprises selon les effectifs, le chiffre d'affaires et le total du bilan
- Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) : comptabilisation des effectifs